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Activités d'intégration
Les règles qui s'appliquent de manière générale à l'Université sont aussi en vigueur lorsque vous organisez des activités d'accueil.
À ce sujet, l'Université Laval émet quelques lignes directrices. Ainsi, vos activités d'accueil doivent d'abord et avant tout :
- viser à développer le sentiment d'appartenance;
- accélérer la connaissance des ressources de la faculté, du département ou de l'école;
- provoquer la rencontre des professeurs et des étudiants des années antérieures;
- faciliter la connaissance du campus;
- faciliter le développement de l'entraide;
- stimuler la connaissance des pairs.
De plus, toute activité liée à l'accueil et l'intégration doit se dérouler pendant la première semaine de cours, c'est-à-dire entre le 4 septembre 2012 et le 7 septembre 2012.
Création du comité organisateur
Chaque association est responsable de former son comité organisateur des activités d’accueil et d’intégration. Lorsque celui-ci est formé, vous (ou le responsable du comité organisateur) devez transmettre le nom et les coordonnées des responsables des activités d’accueil et d’intégration en utilisant le formulaire électronique – Transmission des coordonnées des personnes déléguées.
Les informations sont alors transmises au doyen de votre faculté, à votre association, au responsable du comité d’organisation ainsi qu’aux membres du Comité des activités d’intégration.
Il est fortement conseillé que chaque association rencontre son doyen de sa faculté afin de discuter avec lui du processus et des informations reliées à la conformité des activités.
Approbation de vos activités
Tous les projets d’activités doivent être conformes aux règles de l’Université avant qu’ils soient transmis aux nouveaux étudiants. Pour ce faire, vous devez transmettre toutes les informations relatives à votre projet en utilisant le formulaire électronique – Transmission du projet des activités.
Les informations sont alors transmises au doyen de votre faculté ainsi qu’aux unités d’appui (Direction des services aux étudiants, Service de sécurité et de prévention et Centre de services Desjardins-Pollack) qui interagissent à titre de conseiller auprès des doyens. La CADEUL reçoit aussi ces projets et peut vous conseiller au besoin.
Lorsque votre projet sera conforme, votre doyen (ou son responsable) vous transmettra un avis de conformité. Ce n’est qu’à partir de ce moment que vous pourrez transmettre votre projet à vos nouveaux membres!
Envoi aux nouveaux étudiants
Le mode de transmission de votre projet d’activités d’accueil et d’intégration varie d’une faculté à l’autre. Voici les modes de transmission qui s’offrent à vous :
Dans tous les cas, assurez-vous d’avoir l’information adéquate en vous informant auprès de votre doyen ou encore de votre association étudiante sur le mode de transmission privilégié au sein de votre faculté.
Guichet unique (activites_integration@listes.ulaval.ca)
Le guichet unique est en fait une liste de distribution de courrier électronique à laquelle vous pouvez vous adresser en tout temps pour avoir des renseignements sur les activités d’intégration. Cette liste contient les coordonnées des représentants au Comité sur les activités d’intégration et elle permet de diffuser rapidement les informations aux différents intervenants et ainsi vous assurer d’une réponse rapide.
Élément à considérer avant l'élaboration de votre projet
Les activités d’accueil à l’Université Laval - Guide d’intégration et responsabilités :
Préparé par la CADEUL, ce guide contient des conseils et des recommandations importantes concernant le respect et la sécurité des participants. Nous vous invitons à le lire attentivement.
Règlements à respecter :
Bien que tous les règlements demeurent en vigueur à cette période mouvementée de l’année, en voici quelques-uns qui devraient retenir particulièrement toute votre attention :
Activités extérieures :
Si vous organisez une activité sur l’un ou l’autre des terrains extérieurs de l’Université Laval, vous devez le prévoir et réserver l’espace que vous voulez utiliser en communiquant avec le Centre de services Desjardins-Pollack au 418 656-2740.
Activités avec vente ou consommation d’alcool :
N’oubliez pas que toute vente ou consommation d’alcool est interdite avant 17 h sur le campus (sauf dans les endroits désignés tel le PUB universitaire) et que si vous prévoyiez en vendre ou en consommer après 17 h, il faut vous prémunir d’un permis.
Assurance responsabilité civile :
Lorsque vous organisez vos activités d’intégration, vous devez vous assurer de détenir une assurance responsabilité civile. Cette dernière vous protègera contre tout dommage pouvant être causé aux personnes qui participeront à vos activités.
Pour obtenir une telle couverture, il faut que votre association détienne le statut d’organisme sans buts lucratifs (OSBL).
Pour plus de détails concernant votre responsabilité civile, nous vous invitons à lire attentivement la note de service que l’Université Laval a émise à ce sujet.
Comité sur les activités d'intégration
Composé de la Direction des services aux étudiants, du Service de sécurité et de prévention, du Centre de services Desjardins-Pollack et de quatre étudiants, le Comité sur les activités d’intégration a pour objectifs de :
Information
Sylvie De Serres
418 656-2131, poste 3631