Chronique «Les activités avec vente ou consommation d’alcool»

La_vie_Etudiante_UL_185X125La chronique «La vie étudiante à l’UL» paraît aux 2 semaines dans le Bulletin de la vie étudiante. Vous y trouverez de l’information sur les aspects logistiques et administratifs de l’implication étudiante. Cette semaine, nous vous proposons une chronique sur les règles à respecter et les permis à obtenir pour une activité avec service de boissons alcoolisées.

Service de boissons alcoolisées

Lorsque vous souhaitez organiser une activité avec service de boissons alcoolisées (avec ou sans vente d’alcool), vous devez réserver un local auprès du Bureau des événements campus (BEC) et obtenir le formulaire de «Convention d’utilisation des locaux pour les activités sociales avec vente ou consommation d’alcool». Il suffit d’en faire la demande. Le BEC vous fera parvenir une autorisation à retourner signée au asca@bec.ulaval.ca ou par télécopieur au 418 656-2548.

Vous êtes dès lors soumis aux Règlements sur la tenue d’activités sociales avec vente ou consommation d’alcool que vous devez lire attentivement.

Si votre activité en est une de financement et que vous vendez les boissons alcoolisées ou chargez un prix d’entrée ou vendez des billets, vous devez obtenir votre permis de vente ou de sollicitation de la Direction des services aux étudiants. Ce permis est gratuit.

Ayant en main votre convention, vous devez remplir le formulaire de la Régie des alcools des courses et des jeux (RACJ) et vous rendre à leurs locaux (560, boulevard Charest Est, Québec) pour payer et récupérer votre permis. Prévoir le coût du permis de la RACJ soit 44$ par jour/par permis/ par endroit d’exploitation pour un permis de réunion pour servir gratuitement ou pour apporter des boissons alcoolisées ou 87$ par jour/par permis/par endroit d’exploitation pour en vendre.

Restriction

Seules les associations étudiantes détenant un numéro d’OBNL peuvent vendre de l’alcool. Pour faire une demande afin de constituer une personne morale sans but lucratif, il faut s’adresser au Registre des entreprises du Québec. Il n’est pas nécessaire d’avoir un numéro d’OBNL pour servir gratuitement de l’alcool. Pour être considéré comme une activité avec service gratuit d’alcool, aucun droit d’entrée ou d’admission ne peut être facturé et aucun profit ne doit être réalisé lors de l’événement.

Délais

Il est fortement suggéré de faire votre demande auprès du BEC au moins 3 semaines avant votre événement et calculer 2 semaines de traitement pour votre demande à la RACJ. Si vous allez directement sur place sur les heures d’ouverture du bureau, vous avez des chances que votre demande soit traitée immédiatement. Par contre, la RACJ pourrait refuser de traiter votre demande si votre activité se déroule dans moins de 2 semaines.

Où s’approvisionner en boissons alcoolisées?

Les associations étudiantes accréditées peuvent se procurer l’alcool qui sera servi dans leurs activités auprès d’une succursale de la Société des alcools du Québec (SAQ), un dépanneur, une épicerie, un titulaire de production artisanale ou un vendeur de cidre. Si l’association organise une activité en partenariat avec un OBNL externe ou une entreprise externe, elle devra faire affaire avec un traiteur accrédité.

Prévoir un choix varié de boissons non alcoolisées dans vos activités. Un pourcentage important de la clientèle étudiante souhaite fêter sans avoir à consommer de l’alcool pour diverses raisons (chauffeur désigné, raison de santé, choix personnel ou religieux, etc.).

Service d’ordre étudiant (S.O.E.)

Vous êtes dans l’obligation d’assurer la sécurité de votre événement avec consommation de boissons alcoolisées. Sur le campus, c’est le S.O.E. relevant du Service de sécurité et de prévention (SSP), qui offre ce service et qui vous contactera d’après les coordonnées que vous aurez données au BEC. C’est le S.O.E. qui déterminera avec vous le nombre d’agents nécessaires. Prévoir 15$ de l’heure plus taxes par agent. Selon la nature de l’activité et l’évaluation des risques, le SSP pourrait exiger des ressources supplémentaires comme des agents de sécurité (entre 30$ et 40$ de l’heure par agent selon l’heure et le jour de la semaine).

Alternatives

Il existe des alternatives intéressantes pour organiser une activité avec service de boissons alcoolisées. Vous pouvez prendre entente pour une activité sociale de groupe avec les bars sur le campus, comme Le Pub ou le Café Fou AELIÉS. Il existe également de nombreux choix à l’extérieur du campus, car Québec est une ville reconnue pour son grand choix de bars, restaurants et cafés.

Pour en savoir plus

La consommation responsable d’alcool est certainement au cœur de vos priorités en tant qu’organisateur. Nous vous invitons à lire le site Internet d’ÉducAlcool et à inciter votre clientèle à la modération.

Dans la prochaine chronique, nous vous expliquerons comment bien planifier une activité extérieure sur le campus.

Ricardo Codina
Conseiller à la vie étudiante
ricardo.codina@bve.ulaval.ca