Chronique «Organiser une activité de financement sur le campus: ce qu’il faut savoir»

La_vie_Etudiante_UL_185X125La chronique «La vie étudiante à l’UL» paraît aux 2 semaines dans le Bulletin de la vie étudiante. Vous y trouverez de l’information sur les aspects logistiques et administratifs de l’implication étudiante. Cette semaine, nous vous proposons l’ABC de l’organisation d’une activité de financement à l’Université Laval.

Qui peut organiser une activité de financement sur le campus?

Seules les associations étudiantes reconnues ou agréées peuvent organiser une activité de financement sur le campus. Si vous répondez à ce critère, vous devez remplir une demande de permis de vente ou de collecte de fonds au moins une semaine avant la tenue de l’activité et l’acheminer par courriel à Mme Cindy Harquail à cindy.harquail@dse.ulaval.ca. Si votre demande est acceptée, la Direction des services aux étudiants vous délivrera un permis autorisant la tenue de votre activité. 

Oui, mais notre activité se déroule à l’extérieur du campus!

Si votre activité de financement ou de collecte de fonds se déroule à l’extérieur du campus, vous n’avez pas besoin d’un permis de la Direction des services aux étudiants. Exception à noter: si vous vendez des billets pour cette activité de financement à un kiosque installé sur le campus ou dans votre local d’association, vous aurez besoin de ce permis pour vendre vos billets à votre kiosque.

Planification

Il est important de planifier un événement au moins un mois avant sa tenue. Plus l’événement est complexe (nécessite des permis et/ou autorisations), plus vous devez vous octroyer du temps. Voici quelques éléments à prendre en compte :

  • Monter une équipe d’organisateurs
  • Déterminer les responsabilités et fonctions de chacun
  • Trouver le lieu idéal pour votre activité
  • Obtenir les permis et permissions nécessaires: permis de vente ou de collecte de fonds, alcool, MAPAQ, jeux de hasard, droits d’auteurs, etc.
  • Planifier la logistique
  • Faire un budget prévisionnel
  • Faire, le cas échéant, un plan de partenariats
  • Chercher, le cas échéant, des partenaires
  • Remplir, si vous le souhaitez, des demandes de soutien financier
  • Faire un plan de communication et le réaliser
  • Réaliser l’activité avec votre équipe de bénévoles et/ou engager le personnel nécessaire
  • Engager, le cas échéant, des prestataires de services: traiteur, DJ, artistes, service d’ordre étudiant, etc.
  • Ranger le matériel, prévoir la remise en ordre des lieux, payer les factures
  • Comptabiliser petite caisse, vente de billets et, le cas échéant, le pourboire et déposer le tout à la banque
  • Faire un bilan de l’activité
  • Compléter le budget

Événements écoresponsables

Éventuellement, tous les événements sur le campus seront écoresponsables. Présentement, cela se fait sur une base volontaire. Si votre événement est écoresponsable, sachez que vous pouvez obtenir la certification Événement écoresponsable en reconnaissance de vos efforts.

Faire reconnaître son activité, son implication

Grâce à la Politique de reconnaissance de l’implication étudiante, vous pouvez faire reconnaître votre implication parascolaire. Il y a plusieurs modes de reconnaissance qui s’offrent aux étudiants. Sans oublier à la fin de l’année, le Gala de la vie étudiante qui reconnaît et récompense les initiatives, la créativité et les efforts des étudiants.

Pour en savoir plus

Sachez que vous pouvez vous faciliter la tâche en contactant, à n’importe quel moment du processus, votre conseiller à la vie étudiante. C’est un professionnel dont les services-conseils sont gratuits et qui pourra vous aider à planifier, réaliser votre activité et en assurer les suivis nécessaires. Son rôle est de vous simplifier la vie en partageant avec vous son expérience, ses connaissances et son réseau de contacts sur le campus.

Prochaine chronique : «Comment emprunter du matériel sur le campus et hors campus»

Ricardo Codina
Conseiller à la vie étudiante
ricardo.codina@bve.ulaval.ca