Chronique sur la planification budgétaire

La_vie_Etudiante_UL_185X125La chronique «La vie étudiante» paraît aux 2 semaines dans le Bulletin de la vie étudiante. Vous y trouverez de l’information sur les aspects logistiques et administratifs de l’implication étudiante. Cette semaine nous vous proposons une chronique sur la planification financière.

L’utilité d’un budget provisoire d’événement

Un budget provisoire est un outil vous permettant d’établir un estimé des sorties et entrées d’argent. Établir un budget provisoire est un moment de réflexion nécessaire afin de prendre un peu de recul sur une idée et l’aspect création de votre projet. Vos prévisions budgétaires vous permettront d’établir vos balises et de mesurer, en cours de réalisation, s’il y a des écarts entre vos idées et la réalité.

Le budget provisoire

Vous devez d’abord établir le résultat financier souhaité. Trois types de résultat sont possibles:

  • Faire un profit: même si faire un profit n’est pas dans la mission d’une association sans but lucratif, il se peut que vous souhaitiez faire un profit pour financer une prochain activité. Vous devez donc déterminer la somme que vous souhaitez amasser.
  • Autofinancer l’événement: c’est équilibrer les dépenses et les revenus pour arriver à 0$ au final.
  • Faire un déficit: vos dépenses auront étés plus élevées que vos revenus. Par exemple, si vous organisez une conférence gratuite où vos dépenses seraient la location de la salle, l’achat de café et de biscuits pour les participants. Aucun revenu n’étant prévu, c’est à vous de déterminer votre dépense nette.

Le Bureau de la vie étudiante vous propose, dans sa procédure d’attribution de soutien financier aux initiatives étudiantes, un modèle de prévisions budgétaires que vous pouvez personnaliser.

Fusion entre le prévisionnel et le réel

En cours de réalisation, ajoutez une colonne pour le réel afin d’indiquer les dépenses et les revenus réels durant la réalisation de l’activité. Un bon budget prévisionnel ne comporte pas trop d’écart avec le budget réel. Si vous comptez sur de nombreuses contributions financières de la part de partenaires, vous pourriez avoir par exemple, 4 colonnes: 3 colonnes pour trois budgets prévisionnels différents (optimiste, réaliste et pessimiste) et une colonne pour le budget réel. Avec 3 scénarios possibles et envisagés, vous mettez toute les chances de votre côté pour que, quoi qu’il advienne, vous puissiez réaliser votre projet associatif.

La constance dans votre budget

Les experts comptables s’entendent sur l’importance de la constance. Par exemple, vous devez déterminer dès le début si vous incluez dans votre budget les taxes ou pas. Par la suite, il faut toujours écrire vos dépenses de la même manière dans votre budget. Si votre événement est récurrent, c’est plus facile car vous n’aurez qu’à prendre le budget réel de l’année précédente en tenant compte du coût de la vie.

Pourquoi est-ce important d’avoir des états financiers en ordre?

Vous êtes dans l’obligation morale envers vos membres d’avoir en tout temps des états financiers à jour et en ordre. Si chacun de vos événements ou activités associatives repose sur un budget prévisionnel et réel, les états financiers devraient donc se faire sans problème au fur et à mesure. 

Il est important de retenir que les associations parascolaires sont dans l’obligation, selon le Règlement relatif à la reconnaissance des associations étudiantes parascolaires de l’Université Laval, de transmettre annuellement une copie du bilan financier à la Direction des services aux étudiants.

Les associations étudiantes détenant un numéro d’organisme sans but lucratif (OBNL) inscrits au Registraire des entreprises du Québec sont de leur côté tenues de maintenir en tout temps leurs états financiers en ordre et à jour, puis à chaque année de publier à l’intention de leurs membres leurs états financiers vérifiés par une firme comptable reconnue. Un OBNL est tenu de percevoir la TPS et la TVQ si ses recettes annuelles dépassent 30 000$. Sur une base annuelle, les administrateurs d’un OBNL doivent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus en une seule étape.

Pour en savoir plus

Consultez l’outil Fais ton Budget du Bureau des bourses et de l’aide financière. L’outil est conçu pour les finances personnelles mais cela peut s’appliquer assez facilement à un budget d’association.

Consultez le site Web du Registraire des entreprises du Québec pour de l’information complémentaire sur l’inscription et sur les OBNL. 

Devenez membre d’Entrepreneuriat Laval afin, entre autre, de pouvoir suivre les différentes formations sur la comptabilité, la fiscalité et une foule d’autres sujets ayant trait au fonctionnement d’entreprise et d’OBNL.

Prochaine chronique: Comment faire reconnaître son implication étudiante.

Rédigé par:

Ricardo Codina
Conseiller à la vie étudiante
ricardo.codina@bve.ulaval.ca