Chronique «La planification d’une activité extérieure sur le campus»

La_vie_Etudiante_UL_185X125La chronique «La vie étudiante à l’UL» paraît aux 2 semaines dans le Bulletin de la vie étudiante. Vous y trouverez de l’information sur les aspects logistiques et administratifs de l’implication étudiante. Cette semaine, nous vous proposons une chronique sur la planification d’une activité extérieure à l’Université Laval.

Réservation de terrains extérieurs pour la tenue d’une activité

L’Université Laval permet aux membres de la communauté de tenir des activités extérieures en toute saison, sous certaines conditions.

Pour réserver un terrain, vous devez remplir le formulaire du Bureau des événements campus (BEC) prévu à cet effet. Le BEC est mandaté pour vous aider à cibler vos besoins et vous accompagner dans le processus de réservation du terrain.

Pour des terrains de sports extérieurs, communiquez avec le Service des activités sportives (PEPS).

Autorisations et sécurité

Assurer la sécurité pour la tenue d’une activité extérieure sur le campus est généralement plus complexe et peut demander un peu plus d’autorisations qu’une activité intérieure. Le Service de sécurité et de prévention (SSP) peut vous aider. En lien constant avec le Bureau de la vie étudiante (BVE) et le BEC, le SSP vous renseigne sur les aspects suivants:

  • politiques et règlements liés au type d’activité que vous comptez organiser
  • autorisations nécessaires et les personnes-ressources pour les obtenir
  • sécurité de vos équipements, montages, décors, etc.
  • planification des mesures d’urgence adaptées à votre activité
  • recommandations, sur le plan logistique, de pratiques sécuritaires et respectueuses de la communauté universitaire

Personne-ressource à la sécurité:
Miguel Levasseur
Coordonnateur aux opérations de sécurité et aux événements spéciaux
418 656-2131, poste 5774
Cellulaire: 418 580-1230
evenements_speciaux@ssp.ulaval.ca

 Dépenses à prévoir pour une activité extérieure

  • frais administratifs liés à la sécurité lorsque nécessaire ou recommandé
  • facture d’électricité
  • déneigement
  • gestion des déchets
  • location de mobilier (estrades, toilettes chimiques, etc.)

Aliments et alcool

Pour toutes activités avec consommation d’alcool ou d’aliments, vous devez vous procurer les permis requis, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur:

À l’extérieur du campus

Il existe des alternatives intéressantes pour organiser des activités extérieures dans la région. En voici quelques-unes:

La prochaine chronique traitera de la prévention et de la sécurité dans le cadre de vos activités.

Ricardo Codina
Conseiller à la vie étudiante
ricardo.codina@bve.ulaval.ca