Chronique «Réserver un local ou un espace à l’UL: petit guide de survie»

La_vie_Etudiante_UL_185X125La chronique «La vie étudiante à l’UL» paraît aux 2 semaines dans le Bulletin de la vie étudiante. Vous y trouverez de l’information sur les aspects logistiques et administratifs de l’implication étudiante. Cette semaine, nous vous proposons un petit guide de survie pour réserver un local ou un espace à l’Université Laval.

Les locaux du Bureau de la vie étudiante

Le Bureau de la vie étudiante (BVE) permet aux étudiants et associations étudiantes d’utiliser ses locaux pour des réunions, des pratiques de danse, de défilé de mode, de théâtre, des rencontres spirituelles, méditatives, etc. Pour réserver, il vous suffit de remplir le formulaire prévu à cet effet sur le site du BVE.

Les locaux de classe et de réunion

Toujours avec le même formulaire, vous pouvez faire une demande d’utilisation d’un local de classe pour une assemblée générale, une conférence ou une réunion. Notez que les locaux de classe ne peuvent pas être utilisés pour des activités où l’on sert de la nourriture et des breuvages. Une conférence suivie d’un cocktail ne peut donc se dérouler dans un local de classe. Deux principaux types de locaux de classe existent sur le campus: plancher plat et amphithéâtre.

Les locaux multifonctionnels à louer

Le campus compte également des locaux multifonctionnels gérés par le Bureau des événements campus (BEC) pouvant être loués à prix modiques par les associations étudiantes. Vous en trouverez de tous les types, de toutes les grandeurs et pour tous les budgets. La plupart de ces locaux sont adaptables à vos besoins. Le prix de location comprend le matériel et un service technique de base. Vous pouvez ajuster l’offre selon vos besoins et votre budget. En effet, le BEC possède un inventaire d’équipements à tarif des plus abordables pour les associations étudiantes.

Un kiosque dans un pavillon

Les associations étudiantes reconnues peuvent réserver un kiosque dans la plupart des pavillons du campus pour vendre des billets, solliciter ou distribuer sous certaines conditions.

Bars et cafés sur et hors campus

Il est possible d’organiser des activités dans des bars ou cafés du campus. Pensons au Pub universitaire ou au Café Fou AELIÉS pour ne nommer que ceux-là. L’offre hors campus est encore plus grande bien entendu. La plupart de ces commerces possèdent des espaces et de l’équipement pour tout type de besoin.

Contactez votre conseiller à la vie étudiante

Après ce bref survol, ayez le réflexe de rencontrer votre conseiller à la vie étudiante. Ce dernier pourra vous aider à bien planifier votre activité en trouvant, avec vous, un local qui saura répondre à vos besoins et respecter votre budget. Plus votre démarche se fait à l’avance, plus il sera facile de trouver la perle rare. Il est fréquent de réserver un local 3 mois, 6 mois, voire un an ou plus à l’avance pour les salles les plus populaires du campus, comme le Grand Salon du pavillon Maurice-Pollack, le Théâtre de la Cité universitaire ou l’Atrium du pavillon Charles-De Koninck.

Pour en savoir plus

Nous vous invitons à consulter notre site Internet et plus spécifiquement notre page sur le prêt et la location d’espace. Bon succès dans vos démarches!

Prochaine chronique: «L’ABC pour organiser une activité de financement sur le campus»

 

Ricardo Codina
Conseiller à la vie étudiante
ricardo.codina@bve.ulaval.ca